大流行工作场所准备计划| DMJ & Co., PLLC

随着冠状病毒 (COVID-19) 在美国迅速传播,企业领导者如何确保在这种大流行期间的连续性?员工、客户和供应商的安全是最重要的,但随着越来越多的活动被取消和面对面的会议不被建议,企业领导者如何采取措施继续为客户服务?虽然许多雇主鼓励员工在家工作,但对于制造业、零售业和许多其他行业来说,这并不总是可行的。

在此期间,您必须制定业务连续性计划。您可以采取五个步骤来确保持续运营。

1. 确定一个规划团队

在您的组织中选择可以共同制定计划的商业领袖。如果您是 CEO,请包括供应链、财务、营销、客户服务、人力资源和 IT 领域的主要领导者。如果您有风险领导者,请将他们包括在团队中。

2. 识别风险和影响

开发业务影响分析 (BIA) 以识别、量化和确定关键风险威胁情景的优先级 - 那些可能导致业务运营停止或造成损失、中断或中断的情景。优先级应侧重于任务关键型活动以及它们必须以多快的速度恢复。冠状病毒可能是目前的直接威胁,但您还需要了解任何其他迫在眉睫的威胁。

在考虑场景时,请从内部和外部进行思考。如果员工生病无法工作怎么办?如果客户不再来怎么办?如果您的供应商无法交付怎么办?如果问题持续数周或数月怎么办?这将花费您的业务多少钱?固定成本很可能不会停止(租金、工资、水电费、贷款支付),而收入可能会受到严重限制。

3. 记录替代方案和行动步骤

一旦确定了情景和潜在风险,就可以计划替代行动以限制影响。

风险 选择
员工不上班 确定可用的承包商/临时工
供应商产能限制/准备情况 确定可以作为备份的二级供应商
员工希望在家工作 测试计算机网络和远程访问以确保容量
现金流量可能因产品出货量减少或劳动力减少而延迟 确保信贷额度以管理营运资金

 

在可能的情况下加速应收账款

随着员工在不同地点工作,对技术能力的需求增加 确保计算机在较重的工作负载下得到适当的备份和运行
客户需求超过供应 建议库存中可以作为适当替代品的替代产品
有限的员工 探索可以分配工作的替代地点
使用承包商 确保培训系统是最新的,以便快速入职的承包商
电脑系统宕机 确定手动程序以确保正在处理工作
减少、中断、推迟或拒绝提供上门服务。 与客户就安全预防措施进行沟通,并及时重新安排时间。

在开发场景时,请确保有人记录计划,以便明确决策和替代方案。随着情况的发展和新信息的出现,该计划应不断地审查、更新或修改。

该计划的一些要素应包括:

  • 目标、目的和假设
  • 关键角色和职责
  • 关键业务功能——每个功能的状态
  • 情景和影响
  • 供应商准备
  • 激活和响应(谁宣布紧急情况以及响应是什么)
  • 沟通(员工、客户、供应商、社区、监管机构、其他)
  • 培训与实践
  • 重要联系人(内部和外部)
  • 现场应急程序

4. 实施、沟通和培训

让员工、供应商和客户知道您已准备好、愿意并有能力应对紧急情况,这一点很重要;这应该传达给所有主要利益相关者,并在必要时发送更新。

所有员工都应接受有关问题和替代方案的培训,以便他们知道会发生什么以及如何进行。简单易懂的简报对于确保员工有一套“前往”说明(包括紧急联系人)至关重要,以防万一。

5. 测试

在紧急危机情况下进行测试对于确保您的计划成功至关重要。许多组织开展桌面演练,员工在其中演练场景和可能的反应,以确保理解和准备。对场景进行全面的模拟测试并不总是可行的,而且成本可能很高。然而,即使在桌面场景中进行有限的测试也可以改善整体结果。

在危机时刻,为未知做好准备至关重要。让冷静的头脑占上风,并有逐步的模型来引导人们应对正在发生的情况,这对于成功应对“意外”至关重要。它还可以让员工、客户和供应商放心,您的企业可以度过难关,甚至可能在阳光重新开始照耀时变得更加强大。

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